Des coordonnées peuvent être importées depuis un fichier tabulaire (.xls, .xlsx, .csv, .txt) et être automatiquement attribuées à des formulaires, des photos ou des dessins existants au sein d'ArcheoBase. La correspondance entre un fichier tabulaire contenant des coordonnées et ArcheoBase peut être réalisée de deux manières différentes, soit par :
a) une correspondance par type et numéro d'identification
b) une correspondance par numéro de Point topo
Le processus d'importation peut être lancé en cliquant sur l'icône 
Le bouton 
ouvre ensuite la fenêtre d'upload pour la dépose ou la sélection du fichier à importer.
Option 1: Correspondance par type et numéro d’identification
Le fichier a importer doit comporter un identifiant composé par le type de formulaire suivi de son numéro d’identification, par exemple US 7. Il doit également contenir les colonnes Longitude et Latitude.
Il est important de contrôler que les systèmes de coordonnées soient identiques. Dans cet exemple, le système de coordonnées de l'intervention est en WGS84, tout comme les coordonnées du fichier à importer.
L'outil de mise en correspondance permet de sélectionner les titres des colonnes du fichier à importer et de les mettre en relation avec leurs homologues au sein d'ArcheoBase.
Les colonnes Formulaire et Numéro telle qu'indiquées sur le fichier à importer, pourraient aussi être regroupées en une seule colonne qui concatène ces deux valeurs. Par exemple une seule colonne nommée Identifiant qui comporterait des valeurs telles qu' US7.
- Cette fonctionnalité est en général utilisée si le théodolite limite l'ajout d'une seule valeur à chacune de ses coordonnées.
- Dans la table de correspondance, il faudrait dans ce cas attribuer la même valeur Identifiant aux menus Type et N° d'identification.
L'étape suivante définit les relations entre les types de formulaire mentionnés dans le fichier d'importation et leur appellation au sein d'ArcheoBase.
Le test d'importation affiche le résultat des correspondances entre le fichier à importer et ArcheoBase. Dans ce premier cas de figure, les numéros de formulaires inscrits dans le fichier à importer correspondent à des numéros de formulaires qui existent tous dans ArcheoBase.
Dans ce deuxième cas de figure, le fichier à importer comporte un numéro de formulaire qui n'existe pas au sein d'ArcheoBase. L'outil de correspondance détecte cette incohérence et propose de générer le formulaire manquant avec son numéro, ce qui signifie générer un formulaire ST avec le numéro 1 dans l'exemple suivant. Si la proposition de créer le formulaire manquant n'était pas validée, alors les données relatives au formulaire ST1 ne seraient pas importées.
Exemples des différents formats acceptés pour l'identification:
ST35 => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification
ST35.1 => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification, 1 = Ordre de la coordonnée
ST35.1C => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification, 1 = Ordre de la coordonnée, C = Type de la coordonnée
ST35.1C-2 => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification, 1 = Ordre de la coordonnée, C = Type de la coordonnée, 2 = Groupe de la coordonnée
ST35.1-2 => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification, 1 = Ordre de la coordonnée, 2 = Groupe de la coordonnée
ST35-2 => ST = Type de l'élément, 35 = Numéro d'identification, 2 = Groupe de la coordonnée
Option 2: Correspondance par numéro de Point topo
Le fichier a importer doit comporter un identifiant unique correspondant à des numéros de Points topo déjà saisis au sein d'ArcheoBase.
L'outil de mise en correspondance permet de sélectionner les colonnes pertinentes lors du processus d'importation. Il est important de contrôler que le système de coordonnées des données du fichier à importer correspondent au système de coordonnées de l'intervention. Dans le cas présent, les deux systèmes sont en WGS84.
Le test d'importation affiche le résultat des correspondances entre le fichier à importer et ArcheoBase. Dans ce premier cas de figure, les numéros de Points topo du fichier à importer correspondent aux numéros de Points topo présents dans des formulaires ArcheoBase.
Dans ce deuxième cas de figure, le fichier à importer comporte un numéro de Point topo qui n'existe pas encore au sein d'ArcheoBase. L'outil de correspondance détecte cette incohérence. Ce numéro de Point topo sera ajouté aux autres Points topo de l'intervention. Ce Point topo pourra être mis, dans un 2ème temps, en relation avec un formulaire si besoin.
La mise en relation ultérieure d'un Point topo avec un formulaire correspondant peut être effectuée en ouvrant un formulaire et cliquant sur Coordonnées:
Activer ensuite le bouton numéro de Point topo Existant et sélectionner son numéro dans le menu déroulant.
