Gestion des utilisateurs

L'utilisateur et ses droits

Un utilisateur peut être ajouté en cliquant sur le bouton .

La page d'Ajout d'un nouvel utilisateur présente différents champs :

A: E-mail	E-mail du nouvel utilisateur. Le nouvel utilisateur reçoit automatiquement un mail de confirmation de son nouvel accès à ArcheoBase, dès que le bouton Sauver est activé. Il lui sera demandé de compléter son profil avec son nom, prénom et mot de passe.
B: Langue	Langue du nouvel utilisateur Le choix définit la langue qui sera employée pour l'envoi de l'e-mail d'invitation à se connecter à ArcheoBase et pour les notifications reçues. L'utilisateur pourra ensuite lui-même reconfigurer sa langue de préférence, si besoin.
C: Travailleur temporaire	Si la case est cochée, le nouvel utilisateur sera considéré comme étant temporaire et la facturation sera automatiquement effectuée par jour de connexion.
D: Droits s'appliquant à toutes les interventions	La structure des formulaires étant la même pour toutes les interventions, le droit de Gestion des formulaires a donc une portée globale et ne peut pas être restreint à une intervention spécifique. Le droit de Créer des sites / interventions attribue automatiquement les droits de lecture, d’écriture et d’administration au créateur du site ou de l’intervention.
E: Droits par intervention	Sélectionner la valeur Intervention par défaut pour appliquer les droits qui seront valables pour toutes les interventions déjà existantes et celles qui seront créées à l'avenir. Sélectionner le nom d'une intervention pour restreindre les droits à ladite intervention. Cela créé une exception des droits par défaut. La modification d'un droit par défaut supprime les exceptions qui auraient été faites préalablement au niveau des droits sur une intervention spécifique. Exemple d'utilisation: 1) Permettre à un utilisateur seulement l'accès à 2 interventions => Ne pas activer de droit par défaut et activer uniquement les droits sur les 2 interventions désirées. 2) Permettre à un utilisateur l'accès à toutes les interventions sauf une. => Activer les droits par défaut et désactiver les droits sur l'intervention voulue. Cela va créer une exception des droits par défaut. 3) Inviter un utilisateur externe à consulter les données en lecture uniquement => Ajouter cet utilisateur dans le programme, ne pas activer de droit par défaut et activer le droit Consultation des données sur l'intervention voulue.

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cliquer sur la ligne de la table afin d’ouvrir la page Gestion de l’utilisateur. Le bouton rouge Supprimer se trouve au bas de la page.

La suppression d'un utilisateur ne supprime pas les données qu'il a insérées au sein des interventions (formulaires, photos, dessins, etc.). La suppression enlève simplement tous les droits de l'utilisateur sur toutes les interventions de l'organisation. Son compte est conservé, car il pourrait posséder des droits sur des interventions d'autres organisations. Il est possible de rajouter plus tard à nouveau cet utilisateur en cliquant sur Ajouter un utilisateur et en insérant la même adresse e-mail.

L'utilisateur supprimé est soustrait du nombre d'utilisateurs au sein de l'organisation. La facturation sera automatiquement ajustée en fonction du type de compte (personnel fixe versus temporaire).

Gestion des abonnements

Personnel fixe

Le personnel fixe d'une organisation dispose d'abonnement avec engagement annuel, actif durant 12 mois depuis la date d'activation.

Personnel temporaire

Les accès journaliers donnent la flexibilité nécessaire afin de pouvoir disposer d'un accès individuel à la journée, par exemple pour un utilisateur temporaire venant sur un chantier pendant quelques jours ou plusieurs mois.

La personne bénéficiant du droit Administration du programme enregistre la personne dans ArcheoBase et lui assigne le statut de Travailleur temporaire. Le coût est ensuite automatiquement calculé sur la base du nombre de jours où l’utilisateur se connecte à l’application.

Le compte Personnel temporaire peut être transformé en compte Personnel fixe à tout moment, afin de pouvoir bénéficier du prix avantageux de l’accès individuel avec engagement annuel.

Création d’un nouvel utilisateur temporaire

Créer un nouvel utilisateur.
Cocher la case C: Travailleur temporaire
Cet utilisateur temporaire peut être à tout moment reconverti en utilisateur avec abonnement, en décochant ladite case.

Principe d’un compte temporaire

Le coût est facturé par jour de connexion.
- La consultation de la page Prix à la section Accès journaliers prépayés donne le détail à ce sujet.
- Le calcul est automatiquement effectué sur la base d’une connexion à ArcheoBase effectuée durant une journée par l’utilisateur temporaire.
Un compte temporaire peut être actif pendant au maximum 6 mois, durant l’année en cours (du 1er janvier au 31 décembre). La restriction porte sur l'année civile, par exemple un maximum de 6 mois en 2024 et 6 mois en 2025.
Un compte temporaire peut être supprimé et réactivé 1 fois.
- Ceci permet de bénéficier de deux périodes, plutôt que d’une seule période.
Pour mettre fin à une période temporaire, il faut simplement supprimer le compte de l’utilisateur.
Si un travailleur temporaire revient périodiquement durant la période de 6 mois susmentionnée, son compte peut être maintenu en coupant ses droits d’écriture et de lecture, si besoin de confidentialité.

Reconvertir un utilisateur avec abonnement pour lui attribuer un statut de temporaire

Si un utilisateur bénéficie d’un abonnement avec engagement annuel, il n’est pas possible de le passer en temporaire.

La case est grisée.

Suppression d’abonnement

Pour mettre fin à un abonnement, supprimer un utilisateur.

La facturation, vu qu’il s’agit d’un engagement annuel, sera automatiquement effectuée jusqu’à la fin du temps d’engagement annuel. Il s'agit de 12 mois depuis la date d’activation, par exemple du 16.04.24 au 15.04.25.

Il est possible de reconvertir un compte avec abonnement annuel ayant été supprimé, lorsqu’il arrive à échéance, en Travailleur temporaire.

Si démission d’un utilisateur dans une 1^ère organisation et engagement dans une 2ème organisation

Supprimer le compte dans la 1ère organisation.

La facturation va persister pour cette première organisation jusqu’à la fin de l’engagement annuel, soit de 12 mois depuis la date d'activation.

L’administrateur de la 2^ème organisation ajoute le nouvel utilisateur.

Si l’e-mail du compte est le même que celui utilisée dans le compte de la 1^ère organisation, alors il n’y a pas de nouvelle facturation pour la 2^ème organisation, jusqu’à la fin de l’engagement annuel au sein de la 1^ère organisation.
Si l’e-mail du compte est nouveau, alors il y a une nouvelle facturation avec engagement annuel qui débute au sein de cette 2^ème organisation.